| تاریخ ارسال: 1399/1/2 |
در نرم‌افزار مکاتبات نامه‌های دریافتی شامل نامه‌های وارده از یک سازمان، شرکت و یا شخص خارجی (ارباب رجوع)، می‌باشند که توسط مسئول ثبت در سیستم ثبت می‌شود.
جهت ثبت نامه‌های دریافتی، گزینه «ثبت نامه دریافتی» را پس از انتخاب منوی عملیات از «دیدگاه من» انتخاب نمایید.
* صفحه «دیدگاه من» از منوی شروع قابل دسترسی می‌باشد.
۵- بخش فرستنده
در این بخش نیاز است فیلد‌های از (درج نام شخص ارسال‌کننده نامه)، شماره وارده (شماره ثبت نامه در سازمان فرستنده) و تاریخ وارده (تاریخ دریافت نامه) را تکمیل نمایید. همچنین از قسمت سمت راست موجود در این صفحه نیز می‌توانید لبه «فرستنده» را انتخاب نمایید که در آن صورت تنها بخش فرستنده برای تکمیل اطلاعات به شما نمایش داده خواهد شد.
۶ - بخش ثبت
در این بخش فیلد‌های ثبت نامه از قبیل اطلاعات دبیرخانه (امکان تایپ بخشی از عنوان دبیرخانه و یا انتخاب عنوان آن از لیست افتادنی در این فیلد) و اندیکاتور را جهت دریافت شماره نامه، انتخاب و تکمیل نمایید. همچنین از قسمت راست این صفحه نیز می‌توانید لبه «ثبت» را جهت سهولت در دسترسی یه فیلد‌های مورد نیاز، انتخاب کنید.
۷ - بخش مشخصات نامه
در این بخش اطلاعات مشخصات نامه از قبیل نوع نامه (نوع دریافت نامه: پستی، ایمیل، فکس و غیره)، سطح امنیت نامه (عادی، محرمانه و غیره) و الویت؛ انتخاب و تعیین می‌شود. همچنین برای دسترسی سریع‌تر به این بخش می‌توانید لبه «مشخصات» را از سمت راست همین صفحه انتخاب نمایید.
۸ - بخش گیرندگان
در هر یک از فیلد‌های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ با کلیک بر روی دکمه + امکان انتخاب شخص دریافت کننده و نوع آن (اصل، رونوشت و رونوشت مخفی) امکانپذیر می‌باشد.
۹ - بخش اطلاعات
در این بخش علاوه بر تاریخ جاری سیستم، درج تاریخ دریافت نامه نیز امکانپذیر می‌باشد. سایر فیلد‌های این بخش شامل شماره دبیرخانه مرکزی، موضوع نامه، خلاصه محتوای نامه، کلید‌واژه (جهت تسریع در امر جستجو) نیز تکمیل می‌شود.
با انتخاب گزینه «ثبت نامه در کارتابل به‌صورت مختوم»، همزمان با ثبت و ارسال نامه، عملیات اختتام نامه نیز صورت گرفته و تنها از طریق آرشیو شخصی نامه به‌عنوان نامه مختوم، قابل مشاهده و پیگیری خواهد‌بود.
۱۰ - بخش الحاقات
برای اضافه نمودن فایل‌های متن کافیست با کلیک بر روی دکمه + در فیلد فایل متن، فایل مورد نظر را از رایانه خویش انتخاب و درج نمایید. همچنین برای درج سایر الحاقات و فایل‌های پیوست از قبیل تصاویر، صوتی و غیره روی دکمه + در فیلد پیوست‌ها کلیک کرده و فایل‌های مورد نظر را انتخاب و درج کنید.
شایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag And Drop) نیز می‌توان الحاقات نامه را از روی سیستم خود به نامه اضافه نمایید. پس از این امر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به عنوان فایل متن در نظر بگیرد یا پیوست.
۱۱- بخش نامه رسانی
در این بخش اطلاعاتی از قبیل نام شخص و سازمان ارسال کننده نامه، نام شخص و یا سازمان تحویل گیرنده، تاریخ و زمان دقیق تحویل و توضیحات (در صورت نیاز) ثبت و درج می‌شود.
۱۲ - بخش مراجع
در صورتی‌که نامه دارای مرجع و یا مراجعی باشد در این بخش با کلیک بر روی دکمه + مرجع (انتخاب پیرو، عطف به و غیره)، شماره نامه مرجع، تاریخ و نوع مرجع (ثبت شده، بازیابی شده) در هر سطر مشخص و درج می‌شود.
در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می‌توانید صحت وجود نامه را بررسی نمایید. همچنین در صورت عدم درج اطلاعات در ستون‌های شماره و تاریخ، می‌توانید با کلیک روی دکمه ... موجود در ستون انتخاب به جستجو و گزارش‌گیری نامه هدایت شده و نامه مورد نظر را انتخاب نمایید. و در صورتی که همزمان از دو دکمه Ctrl و ... استفاده کنید، برای انتخاب نامه، به صفحه آرشیو نامه‌های شخصی هدایت خواهید شد.
۱۳ - موجودیت‌های مرتبط
در این بخش پس از انتخاب نرم‌افزار (که در صورت تهیه لایسنس آن قادر به مشاهده این قسمت خواهید بود)، موجودیت مرتبط با نامه را انتخاب کنید.
پس از ثبت تمامی اطلاعات خواسته شده روی دکمه ثبت کلیک نمایید.
جهت ثبت نامه‌های دریافتی، گزینه «ثبت نامه دریافتی» را پس از انتخاب منوی عملیات از «دیدگاه من» انتخاب نمایید.
* صفحه «دیدگاه من» از منوی شروع قابل دسترسی می‌باشد.
همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید این صفحه علاوه بر لبه اصلی دارای لبه‌های ثبت/ مشخصات/ گیرندگان/ الحاقات/ نامه رسانی/ مراجع می‌باشد که برای دسترسی آسان و سریع‌تر به سایر بخش‌های لبه اصلی ایجاد شده‌اند. همچنین با کلیک بر روی دکمه آخرین شماره، شماره‌گذاری نامه براساس آخرین شماره ثبت شده، امکانپذیر می‌باشد.
شایان ذکر است با استفاده از دکمه سنجاق(که با نگه‌داشتن ماوس بر روی لبه ظاهر می‌شود) وجود در مجاورت هر یک از لبه‌های ذکر شده بالا، می‌توان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فیلد‌های مربوط به‌صورت پیش‌فرض نمایش داده شود.
شایان ذکر است با استفاده از دکمه سنجاق(که با نگه‌داشتن ماوس بر روی لبه ظاهر می‌شود) وجود در مجاورت هر یک از لبه‌های ذکر شده بالا، می‌توان آن لبه را انتخاب نمود تا پس از گشودن این صفحه فیلد‌های مربوط به‌صورت پیش‌فرض نمایش داده شود.
در این بخش نیاز است فیلد‌های از (درج نام شخص ارسال‌کننده نامه)، شماره وارده (شماره ثبت نامه در سازمان فرستنده) و تاریخ وارده (تاریخ دریافت نامه) را تکمیل نمایید. همچنین از قسمت سمت راست موجود در این صفحه نیز می‌توانید لبه «فرستنده» را انتخاب نمایید که در آن صورت تنها بخش فرستنده برای تکمیل اطلاعات به شما نمایش داده خواهد شد.
۶ - بخش ثبت
در این بخش فیلد‌های ثبت نامه از قبیل اطلاعات دبیرخانه (امکان تایپ بخشی از عنوان دبیرخانه و یا انتخاب عنوان آن از لیست افتادنی در این فیلد) و اندیکاتور را جهت دریافت شماره نامه، انتخاب و تکمیل نمایید. همچنین از قسمت راست این صفحه نیز می‌توانید لبه «ثبت» را جهت سهولت در دسترسی یه فیلد‌های مورد نیاز، انتخاب کنید.
۷ - بخش مشخصات نامه
در این بخش اطلاعات مشخصات نامه از قبیل نوع نامه (نوع دریافت نامه: پستی، ایمیل، فکس و غیره)، سطح امنیت نامه (عادی، محرمانه و غیره) و الویت؛ انتخاب و تعیین می‌شود. همچنین برای دسترسی سریع‌تر به این بخش می‌توانید لبه «مشخصات» را از سمت راست همین صفحه انتخاب نمایید.
۸ - بخش گیرندگان
در هر یک از فیلد‌های اصل، رونوشت و رونوشت مخفی؛ با کلیک بر روی دکمه + امکان انتخاب شخص دریافت کننده و نوع آن (اصل، رونوشت و رونوشت مخفی) امکانپذیر می‌باشد.
۹ - بخش اطلاعات
در این بخش علاوه بر تاریخ جاری سیستم، درج تاریخ دریافت نامه نیز امکانپذیر می‌باشد. سایر فیلد‌های این بخش شامل شماره دبیرخانه مرکزی، موضوع نامه، خلاصه محتوای نامه، کلید‌واژه (جهت تسریع در امر جستجو) نیز تکمیل می‌شود.
با انتخاب گزینه «ثبت نامه در کارتابل به‌صورت مختوم»، همزمان با ثبت و ارسال نامه، عملیات اختتام نامه نیز صورت گرفته و تنها از طریق آرشیو شخصی نامه به‌عنوان نامه مختوم، قابل مشاهده و پیگیری خواهد‌بود.
۱۰ - بخش الحاقات
برای اضافه نمودن فایل‌های متن کافیست با کلیک بر روی دکمه + در فیلد فایل متن، فایل مورد نظر را از رایانه خویش انتخاب و درج نمایید. همچنین برای درج سایر الحاقات و فایل‌های پیوست از قبیل تصاویر، صوتی و غیره روی دکمه + در فیلد پیوست‌ها کلیک کرده و فایل‌های مورد نظر را انتخاب و درج کنید.
شایان ذکر است با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag And Drop) نیز می‌توان الحاقات نامه را از روی سیستم خود به نامه اضافه نمایید. پس از این امر سیستم از کاربر سوال خواهد کرد، فایل مورد نظر را به عنوان فایل متن در نظر بگیرد یا پیوست.
۱۱- بخش نامه رسانی
در این بخش اطلاعاتی از قبیل نام شخص و سازمان ارسال کننده نامه، نام شخص و یا سازمان تحویل گیرنده، تاریخ و زمان دقیق تحویل و توضیحات (در صورت نیاز) ثبت و درج می‌شود.
۱۲ - بخش مراجع
در صورتی‌که نامه دارای مرجع و یا مراجعی باشد در این بخش با کلیک بر روی دکمه + مرجع (انتخاب پیرو، عطف به و غیره)، شماره نامه مرجع، تاریخ و نوع مرجع (ثبت شده، بازیابی شده) در هر سطر مشخص و درج می‌شود.
در صورت درج شماره و تاریخ مرجع، با کلیک روی دکمه موجود در ستون مشاهده می‌توانید صحت وجود نامه را بررسی نمایید. همچنین در صورت عدم درج اطلاعات در ستون‌های شماره و تاریخ، می‌توانید با کلیک روی دکمه ... موجود در ستون انتخاب به جستجو و گزارش‌گیری نامه هدایت شده و نامه مورد نظر را انتخاب نمایید. و در صورتی که همزمان از دو دکمه Ctrl و ... استفاده کنید، برای انتخاب نامه، به صفحه آرشیو نامه‌های شخصی هدایت خواهید شد.
۱۳ - موجودیت‌های مرتبط
در این بخش پس از انتخاب نرم‌افزار (که در صورت تهیه لایسنس آن قادر به مشاهده این قسمت خواهید بود)، موجودیت مرتبط با نامه را انتخاب کنید.
پس از ثبت تمامی اطلاعات خواسته شده روی دکمه ثبت کلیک نمایید.
دفعات مشاهده: 2552 بار |
دفعات چاپ: 329 بار |
دفعات ارسال به دیگران: 0 بار |
0 نظر