راهنما سامانه کنفرانس های صوتی و تصویری مبتنی بر CISCO WEBEX راهنما سامانه کنفرانس های صوتی و تصویری مبتنی بر CISCO WEBEX
| تاریخ ارسال: 1400/6/7 |
۱-مقدمه
در این مستند به معرفی سامانه کنفرانس صوتی و تصویری Cisco Webex می پردازیم.
در این مستند به معرفی سامانه کنفرانس صوتی و تصویری Cisco Webex می پردازیم.
۲- معرفی سرویس ویدئو کنفرانس مبتنی بر راهکار Cisco Webex
فناوری ویدئو کنفرانس به دو یا چند نفر در مکان های مختلف امکان ارتباط صوتی و تصویری زنده جهت آموزش، جلسه و یا کنفرانس را می دهد. علاوه بر آن امکان به اشتراک گذاشتن برنامه‌های کاربردی کامپیوتر مثل صفحات اینترنت، کاتالوگ‌های کتابخانه‌ای و نرم‌افزار وجود دارد. امروزه ویدیو به یک ابزار ضروری کسب‌وکار بدل گشته است. این تکنولوژی جدید ارتباطی، امکانی برای دانشگاه‌ها، آزمایشگاه‌ها، شرکت‌ها، سازمان‌ها و بانک‌هایی که دارای شعب هستند و توسط آنها آموزش و انجام پروژه ها و جلسات مختلف انجام میشود، مناسب می‌باشد.
فناوری ویدئو کنفرانس به دو یا چند نفر در مکان های مختلف امکان ارتباط صوتی و تصویری زنده جهت آموزش، جلسه و یا کنفرانس را می دهد. علاوه بر آن امکان به اشتراک گذاشتن برنامه‌های کاربردی کامپیوتر مثل صفحات اینترنت، کاتالوگ‌های کتابخانه‌ای و نرم‌افزار وجود دارد. امروزه ویدیو به یک ابزار ضروری کسب‌وکار بدل گشته است. این تکنولوژی جدید ارتباطی، امکانی برای دانشگاه‌ها، آزمایشگاه‌ها، شرکت‌ها، سازمان‌ها و بانک‌هایی که دارای شعب هستند و توسط آنها آموزش و انجام پروژه ها و جلسات مختلف انجام میشود، مناسب می‌باشد.
۱-۲
معرفی راهکار
Cisco Webex
سیستم Cisco WebEx ، راهکاری بسیار امن و کاملا مجازی جهت ارائه سرویس ویدئوکنفرانس می باشد که ترکیبی از صدا ، تصویر و کنفرانس تحت وب را ارائه می نماید. سیستم وب کنفرانس، به سازمان ها کمک می کند تا هزینه های جابجایی و ارتباطات خود را کاهش داده و همچنین از هدر رفتن زمان کارکنان خود جلوگیری نمایند با Cisco WebEx میتوان تمامی نیازمندی های سازمانی را در راستای افزایش بهره وری و نو آوری کارکنان به همراه ایجاد ساختاری پویا و انعطاف پذیر فراهم آورد.
همچنین Cisco WebEx نیازمندی های امنیتی و حفظ حریم خصوصی داده ها را تامین و تضمین می نماید. در دسترس بودن مدیران ، کارشناسان و افراد متخصص و همچنین امکان تبادل اطلاعات با متخصصین و کارشناسان جهت برگزاری سمینارهای عمومی، سخنرانی و بهرهمند شدن از سخنرانان خارجی از ویژگی های Cisco WebEx می باشد.
همچنین Cisco WebEx نیازمندی های امنیتی و حفظ حریم خصوصی داده ها را تامین و تضمین می نماید. در دسترس بودن مدیران ، کارشناسان و افراد متخصص و همچنین امکان تبادل اطلاعات با متخصصین و کارشناسان جهت برگزاری سمینارهای عمومی، سخنرانی و بهرهمند شدن از سخنرانان خارجی از ویژگی های Cisco WebEx می باشد.
۱-۱-۲ ویژگی ها و قابلیت های راهکار Cisco Webex
Cisco WebEx سیستمی مجازی و مبتنی بر نرم افزار است که بر روی سرورهای فیزیکی به صورت ماشین های مجازی مبتنی بر فناوری شرکت VMware اجرا می شود. Cisco WebEx از تکنولوژی Appliance مجازی جهت افزایش سرعت و کارایی در راستای سرویس دهی به کاربران استفاده می نماید. این سرور دارای قابلیت ادغام با سرویس Cisco Unified Communications Manager جهت افزایش کیفیت و کارایی در کنفرانس ها می باشد.
۱-۱-۱-۲ قابلیت های ویدئو کنفرانس متناسب با نیازمندی های کسب و کار
سامانه Cisco WebEx دارای ویژگی ها و قابلیت های ذیل می باشد:
• قابلیت به اشتراک گذاری اسناد، برنامه ها و صفحه Desktop
• قابلیت استفاده از ابزارهای حاشیه و یادداشت نویسی
• قابلیت ارائه شماره کنفرانس شخصی به همراه کدهای دسترسی برای میزبان و شرکت کنندگان جهت برگزاری کنفرانس های صوتی و یا برنامه ریزی شده
• ویدئو با کیفیت بالا با صفحه نمایش با وضوح ۷۲۰p
• ویدئو تمام صفحه، با قابلیت تغییر صفحه بر اساس صدای فعال (Active Speaker)
• قابلیت ضبط و پخش جلسات
• سازگاری کامل با cross-platform بر روی ویندوز، Mac، گوشی های هوشمند و تبلت ها
۲-۱-۱-۲
امکان استفاده از تلفن های همراه جهت شرکت در جلسات
• قابلیت برآورده کردن انتظارات سازمان جهت ایجاد محیطی مشترک در راستای برقرار نمودن ارتباط نیروهای کاری توزیع شده
• قابلیت برگزاری جلسات با استفاده از دستگاه های تلفن همراه، از جمله Android و iPhones و iPadsو ...
• قابلیت شروع، پیوستن، برنامه ریزی و شرکت در جلسات آنلاین از دستگاه های تلفن همراه
• قابلیت برگزاری جلسات با استفاده از دستگاه های تلفن همراه، از جمله Android و iPhones و iPadsو ...
• قابلیت شروع، پیوستن، برنامه ریزی و شرکت در جلسات آنلاین از دستگاه های تلفن همراه
۳- آشنایی با کنسول Cisco WebEx Meeting
۱-۳ برگزاری و مدیریت جلسات توسط WebEx Assistant
جهت ورود به سامانه نیاز است که وارد مرورگر سیستم خود شده و لینک زیر را وارد نمایید.:
https://meeting.khu.ac.ir
بعد از وارد کردن لینک به صفحه زیر هدایت می شوید:
https://meeting.khu.ac.ir
بعد از وارد کردن لینک به صفحه زیر هدایت می شوید:
برروی دکمه Sign in کلیک کنید تا صفحه لاگین به شما نمایش داده شود:
برای ورود به پروفایل خود نیاز است که در قسمت Email address حتما ایمیل سازمانی خود را وارد کرده و در قسمت پسورد نیز کلمه عبور سامانه احراز هویت را وارد نمایید.
بعد از این مرحله شما به پروفایل کاربری خود هدایت می شوید:
همانطور که مشاهده می کنید این صفحه دارای منوهای مختلف در سمت چپ تصویر و همینطور تنظیمات مربوط به راه اندازی جلسات جدید می باشد.
در قسمت Upcoming Meeting نیز چنانچه جلسه ای از قبل بصورت Schedule تنظیم شده باشد و شما به این جلسه دعوت شده باشید نمایش داده می شود.
برای اتصال بهتر و کاربرد بهتر این سامانه در پلت فرم های دسکتاپ و موبایل به منوی سمت چپ قسمت دانلودها رجوع کرده و نرم افزار مختص دسکتاپ و گوشی هوشمند خود را دانلود و نصب نمایید.
لطفا به مراحل نصب و ورود به نرم افزار نسخه دسکتاپ توجه نمایید:
این نرم افزار مثل همه نرم افزارها پس از طی چند مرحله به راحتی نصب میشود.
جهت اولین اتصال لطفا ایمیل خود را وارد نمایید و کلید Sign in را فشار دهید.
در این قسمت نیاز است که لینک سامانه جلسات دانشگاه را وارد نمایید تا شما را به سمت سرور مربوط هدایت کند.
در قسمت پسورد نیاز است که کلمه عبور سامانه احراز هویت را وارد نمایید و دکمه Sign in را مجدد فشار دهید.
شما وارد سامانه کنفرانس تحت وب دانشگاه شدید و اطلاعات شما از جمله نام و نام خانوادگی قابل مشاهده است.
چنانچه از قبل به جلسه ای دعوت شده باشید در این قسمت قابل مشاهده است و با فشار دادن دکمه Join میتوانید وارد جلسه مورد نظر شوید.
چنانچه از قبل به جلسه ای دعوت شده باشید در این قسمت قابل مشاهده است و با فشار دادن دکمه Join میتوانید وارد جلسه مورد نظر شوید.
۲-۳ شروع و برنامه ریزی برای تشکیل یک جلسه
بعد از وارد شدن کاربران از طریق Meeting URL در قسمت Schedule می توانند موضوع جلسه ، زمان برگزاری جلسه ، مدت زمان تخمینی جلسه، افراد موجود در جلسه و رمز عبور به جلسه (در صورت نیاز) را مشخص کنند. برای پیوستن به یک جلسه‌ی موجود از طریق صفحه‌ی وب نیز بعد از وارد شدن به آن، در صفحه‌ی Meetings جلسه‌ی مورد نظر را پیدا کنید و سپس بر روی Start کلیک نمایید.
در مدل گفته شده، جلسه ای از پیش برنامه ریزی میشود و زمانی برای شروع آن تعیین میشود. اما در صورتی که بخواهید جلسه‌ای را در همان زمان شروع کنید، بهتر است از گزینه‌ی تشکیل سریع جلسه استفاده کنید.
در مدل گفته شده، جلسه ای از پیش برنامه ریزی میشود و زمانی برای شروع آن تعیین میشود. اما در صورتی که بخواهید جلسه‌ای را در همان زمان شروع کنید، بهتر است از گزینه‌ی تشکیل سریع جلسه استفاده کنید.
۱-۲-۳
تشکیل سریع جلسه
در این روش بعد از ورود به وب Webex، در قسمت Meetings بر روی Meet Now کلیک کرده و اطلاعات جلسه را همانند قبل وارد کنید و سپس Start را بزنید.
چنانچه نرم افزار نصب شده باشد از صفحه وب به نرم افزار هدایت خواهید شد در غیر اینصورت نسخه کوچک نرم افزار جهت جلسه مورد نظر برای شما نصب می شود.این نسخه به صورت Thumbnail می باشد و مختص همان جلسه بصورت موقت نصب خواهد شد.
چنانچه نرم افزار نصب شده باشد از صفحه وب به نرم افزار هدایت خواهید شد در غیر اینصورت نسخه کوچک نرم افزار جهت جلسه مورد نظر برای شما نصب می شود.این نسخه به صورت Thumbnail می باشد و مختص همان جلسه بصورت موقت نصب خواهد شد.
اولین مرحله بعد از باز شدن نرم افزار تنظیم کردن صدا و تصویر شما به عنوان شرکت کننده می باشد.به تصویر زیر توجه کنید:
در این قسمت شما می توانید ارسال ویدئو خود را فعال و یا غیر فعال کرده و تنظیمات مربوط به صدا را برروی کارت صدای لپ تاپ یا هندزفری قرار دهید و سپس برروی دکمه Connect audio and video کلیک کنید.
فردی که جلسه را راه اندازی می کند Host نام دارد. به عنوان میزبان، مسئولیت مدیریت کلی جلسات بر عهده Host می باشد پنجره جلسات فرمی را جهت مدیریت چند جانبه جلسات فراهم می کند و کاربران را قادر می سازد تا از امکاناتی همچون Chat و ارسال ویدئو و به اشتراک گذاری اطلاعات ،whiteboard و برنامه ها و برقراری ارتباطات با یکدیگر بهره مند گردند.
شما به طرق مختلف میتوانید همکاران خود را به جلسه دعوت نمایید
برای این کار طبق شکل زیر عمل نمایید.
شما میتوانید از قسمت Invite and remind لینک درخواست جلسه را به ایمیل شرکت کنندگان ارسال و برای فراموش نکردن برای آنها Reminder ارسال نمایید.
همچنین شما میتوانید لینک جلسه را کپی نمایید و از طریق نرم افزار جبر و یا مسیج به فرد مورد نظر ارسال نمایید تا به جلسه وارد شوند.
بعد از ورود افراد به جلسه و شروع آن میتوانید از قابلیت های مختلف سامانه از جمله ارسال و دریافت فایل ؛ به اشتراک گذاری صفحات کامپیوتر خود و یا به اشتراک گذاری Withboard استفاده نمایید.
۲-۲-۳ برقراری ارتباط با کاربران
بعد از Start و یا Join شدن به جلسه، پنجره Meeting برای کاربران باز شده و در سمت راست این پنجره لیستی از افرادی که در جلسه حضور دارند به نمایش گذاشته می شوند. در صورت Join شدن افراد دیگر، نامشان در لیست اضافه می گردد.
کاربران مبتنی بر Role ای که برایشان تعریف گردیده می توانند با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
در قسمت سمت راست صفحه اسامی افراد شرکت کننده در جلسه و همینطور قسمت مربوط به گفتگوی نوشتاری را مشاهده می کنید.
۳-۲-۳ به اشتراک گذاری اسکرین
جهت به اشتراک گذاری اسکرین خود طبق شکل به منوی مربوط مراجعه کنید:
همانطور که مشاهده می کنید در قسمت Share هر صفحه و نرم افزاری که برروی سیستم شما فعال است را میتوانید در کنفراس با اعضا به اشتراک گذارید.
همچنین در قسمت پایین صفحه نیز میتوانید Witheboard را باز کرده و توضیحات را بصورت نوشتاری به اشتراک گذارید.
۴-۲-۳ ارسال فایل
جهت ارسال فایل نیز میتوانید از منوی مربوطه Transfer را فعال کنید و فایل مورد نظر را برای اعضا ارسال نمایید.در این قسمت اعضا در صورت رضایت فایل مورد نظر را دانلود کرده و برروی سیستم خود ذخیره می کنند.
بصورت کلی میزبان توانایی ارسال فایل و اشتراک گذاری صفحه خود را دارد.چنانچه هر کدام از اعضا نیاز به این قابلیت ها داشته باشند از سمت میزبان نیاز به دسترسی می باشد که از طریق منوی Participant/ Assign Privileges این امکان انجام پذیر است. همچنین به صورت پیش فرض میزبان رول Host را دارا می باشد.چنانچه بخواهید فرد دیگری به عنوان Host انتخاب شود از منوی Participant / Change Role to نقش دیگر شرکت کننده ها را تعویض می کنید.همچنین از طریق کلیک راست برروی اسم هر فرد نیز از قسمت راست صفحه نیز میتوانید این تغییرات را اعمال نمایید.
چنانچه میزبان بخواهد میکروفون کلیه افراد را فعال و یا غیر فعال نیز نماید از طریق منوی Participant انجام پذیر است.
در صورتی که کاربر، میزبان جلسه باشد گزینه های در دسترس عبارتند از:
در صورتی که کاربر به عنوان شرکت کننده در جلسه حضور یابد گزینه های در دسترس فقط Mute و Unmute جهت بستن یا باز کردن میکروفن خود می باشد.
بعد از ورود افراد به جلسه و شروع آن میتوانید از قابلیت های مختلف سامانه از جمله ارسال و دریافت فایل ؛ به اشتراک گذاری صفحات کامپیوتر خود و یا به اشتراک گذاری Withboard استفاده نمایید.
۲-۲-۳ برقراری ارتباط با کاربران
بعد از Start و یا Join شدن به جلسه، پنجره Meeting برای کاربران باز شده و در سمت راست این پنجره لیستی از افرادی که در جلسه حضور دارند به نمایش گذاشته می شوند. در صورت Join شدن افراد دیگر، نامشان در لیست اضافه می گردد.
کاربران مبتنی بر Role ای که برایشان تعریف گردیده می توانند با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
در قسمت سمت راست صفحه اسامی افراد شرکت کننده در جلسه و همینطور قسمت مربوط به گفتگوی نوشتاری را مشاهده می کنید.
۳-۲-۳ به اشتراک گذاری اسکرین
جهت به اشتراک گذاری اسکرین خود طبق شکل به منوی مربوط مراجعه کنید:
همانطور که مشاهده می کنید در قسمت Share هر صفحه و نرم افزاری که برروی سیستم شما فعال است را میتوانید در کنفراس با اعضا به اشتراک گذارید.
همچنین در قسمت پایین صفحه نیز میتوانید Witheboard را باز کرده و توضیحات را بصورت نوشتاری به اشتراک گذارید.
۴-۲-۳ ارسال فایل
جهت ارسال فایل نیز میتوانید از منوی مربوطه Transfer را فعال کنید و فایل مورد نظر را برای اعضا ارسال نمایید.در این قسمت اعضا در صورت رضایت فایل مورد نظر را دانلود کرده و برروی سیستم خود ذخیره می کنند.
بصورت کلی میزبان توانایی ارسال فایل و اشتراک گذاری صفحه خود را دارد.چنانچه هر کدام از اعضا نیاز به این قابلیت ها داشته باشند از سمت میزبان نیاز به دسترسی می باشد که از طریق منوی Participant/ Assign Privileges این امکان انجام پذیر است. همچنین به صورت پیش فرض میزبان رول Host را دارا می باشد.چنانچه بخواهید فرد دیگری به عنوان Host انتخاب شود از منوی Participant / Change Role to نقش دیگر شرکت کننده ها را تعویض می کنید.همچنین از طریق کلیک راست برروی اسم هر فرد نیز از قسمت راست صفحه نیز میتوانید این تغییرات را اعمال نمایید.
چنانچه میزبان بخواهد میکروفون کلیه افراد را فعال و یا غیر فعال نیز نماید از طریق منوی Participant انجام پذیر است.
۵-۲-۳
صامت یا غیرصامت کردن میکروفن
برای اینکار بسته به میزبان یا مهمان بودن کاربر امکانات متفاوت است. در حین جلسه به کمک پنل Meetings Controls در بالای صفحه می توانید میکروفن را صامت و یا غیرصامت کنید.در صورتی که کاربر، میزبان جلسه باشد گزینه های در دسترس عبارتند از:
• Mute on Entry: جهت Mute/Unmute بودن تمام شرکت کنندگان در زمان ورود به جلسه می باشد.
• Mute or unmute: جهت Mute/Unmute کردن میکروفن خود یا شرکت کننده‌ی خاصی است.
• Mute All: جهت Mute کردن تمام شرکت کننده ها در زمان خاصی از جلسه.
• Mute or unmute: جهت Mute/Unmute کردن میکروفن خود یا شرکت کننده‌ی خاصی است.
• Mute All: جهت Mute کردن تمام شرکت کننده ها در زمان خاصی از جلسه.
در صورتی که کاربر به عنوان شرکت کننده در جلسه حضور یابد گزینه های در دسترس فقط Mute و Unmute جهت بستن یا باز کردن میکروفن خود می باشد.
۶-۲-۳
دسترسی دادن به دیگر کاربران برای زمانبندی جلسه
برای این کار، بعد از ورود به Webex، از گوشه‌ی سمت راست My Account را انتخاب کنید. سپس به قسمت Session Options بروید و ایمیل افرادی که اجازه ی زمانبندی جلسه را می خواهند را وارد کنید و سپس Update را بزنید.
۷-۲-۳ ویرایش یک جلسه
برای انجام این کار بعد از ورود به Webex و در قسمت Meetings، بر روی جلسه مورد نظر کلیک کنید و در صفحه‌ی باز شده بر روی Edit کلیک کنید و در صفحه‌ی باز شده اطلاعات مورد نظر را تغییر دهید. در پایان با کلیک بر روی Save اطلاعات صرفا ذخیره می‌شوند و با کلیک بر روی Save and Notify all اطلاعات جدید به تمام شرکت کنندگان ارسال میشود.۷-۲-۳ ویرایش یک جلسه
۸-۲-۳
جلسات دوره ای
اگر جلساتی داشته باشید که به طور دوره ای مثلا ماهانه تکرار می شوند، می توانید یک recurring Meeting برای یکبار ایجاد کنید تا بطور خودکار در بازه‌ی زمانی مشخص شده ایمیل جلسه به افراد ارسال شود. برای این کار نیاز است که یک Schedule ایجاد کنید. انواع دوره‌های قابل انتخاب روزانه، هفتگی، ماهانه است و پایان آن نیز قابل تعیین است که بعد از چند دوره مشخص به پایان برسد.
۹-۲-۳
کار با پنل
Participants
در صورتی که میزبان یا ارائه دهنده‌ی جلسه باشید، به کمک منوی کلیک راستی شرکت کننده‌ها میتوانید شخص دیگری را به عنوان ارائه دهنده تعیین کنید و یا فرد خاصی را صامت کنید. همچنین در صورت میزبان نبودن می توانید درخواست میزبانی یا صامت کردن میکروفن خود را از طریق این منو انجام دهید. برای اینکار با کلید بر روی F۶ به پنل Participants بروید. در آنجا با Shift+F۱۰ روی یک کاربر خاص، می توانید گزینه های موجود را بر روی آن کاربر اعمال کنید.مطالب مشابه
دفعات مشاهده: 1888 بار |
دفعات چاپ: 117 بار |
دفعات ارسال به دیگران: 0 بار |
0 نظر