خواهشمند است به منظور تسریع درفرایند تأیید فعالیت های پژوهشی و هزینه کرد گرنت ، علاوه بر مطالعه آیین نامه اعتبار پژوهشی (گرنت)، به موارد ذکرشده توجه فرمایید. بخش اول : ثبت فعالیت :
 مقاله در مجله موارد زیر باید مطابق با مقالۀ بارگذاری شده، ثبت گردد:
۱ .عنوان مقاله (عنوان مقاله باید کامل ثبت گردد) پس از ثبت عنوان مقاله، روی گزینه عناوین مشابه کلیک کرده تا مطمئن شوید این مقاله قبلا ثبت نشده باشد و از ثبت مقاله تکراری خودداری گردد.
۲ .مشخصات نشریه (عنوان نشریه، سال چاپ، Vol ،No ،صفحه شروع و پایان مقاله)
۳ .در قسمت تعریف همکاران می بایست نام کلیه نویسندگان با رعایت ترتیب ثبت گردد. همچنیــن نوع همکاری مطابق با آنچه در مقاله چاپ شده، ثبت گردد. • چنانچه مقاله ای مشترک، توسط تعدادی از اعضا هیات علمی چاپ شده باشد و توسط یکی از نویسندگان ثبت گردد، دیگر نیازی به ثبت مجدد توسط همکار دیگر نمی باشد و سیستم بطور اتوماتیک آن فعالیت را برای نویسندگان همکار ثبت خواهد کرد. به همین دلیل الزامیست که شخصِ ثبت کننده، در قسمت تعریف همکاران، نام و نوع همکارخود را بطور دقیق ثبت نماید) 
۴ .چنانچه مقاله ای از پایان نامه دانشجو مستخرج شده باشد باید در قسمت تعریف همکاران، گزینه مستخرج از تز فقط برای نام همان دانشجو فعال گردد.
۵ .چنانچه مقاله ای بعنوان نشریه جدید ثبت می گردد، حتماً نمایه و Issn نشریه بررسی شود.
۶ .با توجه به اینکه فقط مقالات چاپ شده، حائز شرایط اخذ امتیاز می باشند و به پذیرش مقالات امتیازی تعلق نمی گیرد ، لطفا از ارسال مقالات پذیرش شده خودداری فرمایید.
۷ .از ارسال مقالات دارای کد DOI که فاقد شماره صفحه، Vol ،No می باشند خودداری فرمایید.
۸ .مهلت ارسال مقالات نهایتاً یکسال پس از چاپ مقاله می باشد(لطفا از ارسال مقالات قدیمی خودداری فرمایید.)
 مقاله در همایش :
خواهشمند است نسبت به وضوح تصویر مدارک ارسالی و ثبت مشخصات کامل فعالیت پژوهشی در صفحه تکمیل اطلاعات(اعم از نام کامل همایش و عنوان کامل و دقیق مقاله و...)دقت فرمایید.
۱ -تایید اعتبار برگزار کننده همایش
۲ -ارسال گواهی حضور و ارائه مقاله ( توسط یکی از نویسندگان مقاله ) الزامی است.
۳ -در فرم تکمیل اطلاعات همایش، وضعیت مقالۀ ارائه شده، "چاپ شده" باشد. (پذیرش قطعی و ... قابل قبول نمی باشد.)
 کتاب :
در زمینه ثبت مشخصات کتاب منتشره، ارسال الکترونیکی مدارک زیر الزامی است :
۱ -شناسنامه کتاب ( درج شابک و...)
۲ -فهرست کامل کتاب
۳ -طرح جلد
۴ -درج وابستگی سازمانی مولف/مولفین
۵ -ذکر نام همکاران و وابستگی سازمانی ایشان در بخش مربوطه و رعایت ترتیب آنها
۶ -چاپ اول بودن
۷ -ناشر : فقط درصورتی که ناشر،"دانشگاه خوارزمی" باشد، گزینه دانشگاه در فرم تکمیل اطلاعات انتخاب گردد، در غیر اینصورت متناسب با نام ناشر، سایر گزینه های موجود به کار گرفته شود.
 طرح های پژوهشی درون دانشگاهی:
مراحل انجام طرح پژوهشی به شرح زیر می باشد:
o طرح پیشنهادی باید در شورای پژوهشی گروه، ارزیابی و تایید و سپس در شورای پژوهشی دانشکده، تصویب گردد.
o انتخاب دو نفر از اساتید به عنوان داور طرح (ارزیابی طرحهای پژوهشی در واحدها باید بر اساس داوری انجام شود)
o طرح پیشنهادی به همراه کلیه مدارک ضمیمه به حوزه معاونت پژوهش و فناوری ارسال و در شورای پژوهشی دانشگاه، تصویب شود.
o زمان آغاز طرح از تاریخ عقد قرارداد خواهد بود. مهلت اجرای قرارداد مطابق مصوبات دانشگاه یکسال میباشد که با رضایت طرفین تمدید قرارداد تا یکسال دیگر بلامانع است.
o پس از عقد قرارداد ۴۰ %از کل مبلغ قرارداد طرح، به عنوان پیش پرداخت به مجری طرح پرداخت می شود. (ارائه فرم هزینه کرد گرنت جهت واریز مبلغ الزامی است)
o تسویه حساب نهایی منوط به ارائه یک مقالۀ پذیرفته شده در مجلات معتبر علمی (وزارت علوم/ وزارت بهداشت/ علمی حوزوی (JCR /ISI /Scopus/ حاصل از اجرای قرارداد با ذکر حمایت مالی کارفرما در بخش قدردانی می باشد. درخواست تسویه به همراه مقاله/نامه پذیرش مقاله همراه فرم گرنت با تائید دانشکده ارسال گردد. (ارائه فرم هزینه کرد گرنت جهت واریز مبلغ الزامی است.)
o چنانچه مجری در زمان تعیین شده، مقاله مستخرج شده از طرح را ارائه ننماید موظف به بازپرداخت مبلغ پیش پرداخت به دانشگاه می باشد.
o هر عضو هیئت علمی در هرسال می تواند مجری حداکثر دو طرح پژوهشی درون دانشگاهی باشد.
o سقف مبلغ قراردادها سه میلیون تومان و براساس موجودی گرنت عضو هیات علمی تعیین می گردد.
مدارک مورد نیاز جهت تنظیم قرارداد طرح داخلی :
۱ -ارائه فرم پروپوزال طرح پژوهشی (با امضای دانشکده و شورای گروه در انتهای صفحه فرم )
۲ -ارائه دو فرم ارزیابی(داوری) طرح
۳ -ارائه صورتجلسه تصویب طرح پژوهشی در گروه و دانشکده
۴ -ارائه فرم هزینه کردگرنت (تکمیل جدول مربوط به طرح داخلی)
۵ -ارائه فرم عامل مالی گرنت
بخش دوم : هزینه کرد و ارائه فاکتور
در این بخش ارسال فیزیکی مدارک زیر الزامی می باشد:
۱ -فرم خوداظهاری تکمیل شده (متناسب با شرایط درج شده در قرارداد)
۲ -فرم هزینه کرد ( متناسب با نوع هزینه کرد، فرم مربوطه تکمیل گردد.)
۳ -فرم درخواست خریدکالا و صورتجلسه خرید کالا
۴ -فاکتورهای معتبر به نام دانشگاه یا عضو هیأت علمی ( فاکتور با نام دانشجو، قابل پذیرش نمی باشد)
۵ -جهت دریافت هزینه چاپ مقاله درمجلات معتبر، فقط ارائه صفحه اول مقاله چاپ شده،کافی است.
۶ -جهت دریافت هزینه شرکت در همــایش ها، (مشروط به تایید اعتبار برگزار کننده همایش )، ارسال گواهی ارائه مقاله در همایش، ضروری است.
۷ -تسویه حساب نهایی طرح پژوهشی درون دانشگاهی، منوط به ارائه یک مقالۀ پذیرفته شده در مجلات معتبر علمی (وزارت علوم/ وزارت بهداشت/ علمی حوزوی (JCR /ISI /Scopus/ حاصل از اجرای قرارداد با ذکر حمایت مالی کارفرما در بخش قدردانی می باشد. درخواست تسویه طرح به همراه مقاله/ نامۀ پذیرش مقاله، پس از تائید دانشکده، ارسال گردد. (ارائه فرم هزینه کرد گرنت جهت واریز مبلغ الزامی است.)
* کلیه فرم ها ی مورد نیاز جهت دریافت هزینه ها (فرمهای هزینه کرد، عامل مالی، درخواست خرید کالاوخدمات و ...) و آیین نامه های پژوهشـی (آیین نامۀ گرنت و...) ، درسایت دانشگاه، لینک معاونت پژوهش و فناوری در دسترس می باشند.
*در کلیه هزینــه کردها، تکمیل فرم های کالا (درخواست خریدکالا و صورتجلسه خریدکالا) مطابق با فاکتور های ارائه شده، ضروری می باشد .
* اعضای محترم هیأت علمی جهت مشاهده و پیگیری پاداش مقالات خود ، گزارش ۱۳۶۲ و به منظور مشــاهده فعالیت های پژوهشی امتیازبندی شده خود، گزارش ۷۱۲ در سامانه گلستان را ملاحظه نمایند.
 کنفرانس های خارجی
به منظور دریافت هزینه های مربوط به شرکت در کنفرانس های خارجی ارائه فیزیکی مدارک زیر الزامی است.
۱ -کپی حکم مأموریت
۲ -کپی گواهی شرکت در همایش
۳ -گزارش سفر
۴ -ارائه بلیط
۵ -ارائه هزینه های مربوط به ثبت نام، ویزا و بیمه
۶ -تکمیل فرم هزینه کرد گرنت ( جدول مربوط به کنفرانس ها)
..............................................................................................................................
کنفرانس های داخلی
جهت دریافت هزینه های مربوط به شرکت در همایش داخلی، ارسال گواهی حضور و ارائه مقاله همراه با سایر مدارک هزینه کرد الزامی می باشد.
 خدمات پژوهشی : شامل چاپ مقاله در مجلات معتــبر مورد تایید ، گردآوری اطلاعات و تحلیل داده ها و ... هریک تا سقف تعیین شده
۱ -به منظور دریافت هزینه چاپ مقاله در مجلات معتبر ، ارائه صفحه اول مقاله چاپ شده الزامی می باشد . پرداخت هزینه چاپ مقاله که دانشجو نویسنده مسئول آن باشد امکان پذیر نیست.
توضیح :
اقلام مصرفی، اشاره شده در قرارداد گرنت ۹۸ ،اموالی هستندکه بر اثر استفاده، تغییر وضعیت داده و یا ازبین می روند و هر قلم آن، معـادل ۵/۱ درصد نصاب معاملات کوچک مصـــوب هیأت وزیران در هر سال می باشد( در سال۹۷ ،برای هر قلم کالای مصرفی، این مبلغ ۰۰۰,۷۵۰,۳ ریال می باشد).