از جمله نیازهای بسیار مهم دبیرخانه‌ها، اعلام وضعیت و پاسخگویی به ارباب رجوع می‌باشد. در نرم‌افزار مکاتبات برای اطلاع یافتن از جزئیات ارجاع، دریافت و یا ارسال نامه می‌توان از امکان پیگیری نامه (از طریق شماره) استفاده نمود.
جهت استفاده از این امکان گزینه «پیگیری نامه از طریق شماره» ‌را از صفحه «دیدگاه من» بخش ابزار، انتخاب کنید.
   
ابتدا در لبه‌ی «اطلاعات داخلی» فیلد‌های دبیرخانه، اندیکاتور و شماره مسلسل نامه را وارد کنید.
   

سپس در لبه‌ی «اطلاعات خارجی» با توجه به نیاز یکی از گزینه‌های شماره وارده، شماره دبیرخانه مرکزی و یا شماره پیگرد، را انتخاب و اطلاعات مربوط به آن تکمیل نمایید.
پس از تکمیل فیلدهای مورد نیاز در صفحه مذکور، روی دکمه نمایش کلیک کنید. پس از کلیک روی این دکمه صفحه پیگیری نمای درختی آیتم مکتوباتی، نمایش داده خواهد ‌شد.